===== Séance du 10 juin 2015 =====

== Présents ==
  * [[utilisateurs:eggman|eggman]]
  * [[utilisateurs:sebseb01|sebseb01]]
  * [[utilisateurs:OdyX|OdyX]]
  * [[utilisateurs:briner|briner]]

==== Budget ====

Le budget n'a pas avancé, [[utilisateurs:briner|Cédric Briner]] va le pondre pour la fin juillet.

==== Sponsors ====

[[utilisateurs:OdyX|OdyX]] a commencé un document de présentation, il manque les contreparties. Il le commitera sur le Git, à créer. … Et commencera à construire une liste de sponsors et leur envoyer ledit document.

==== Lieu ====

[[utilisateurs:sebseb01|sebseb01]] a contacté la commune, en prenant une salle supplémentaire en bas plutôt qu'en haut. Pour l'instant pas de réponse, mais il suit le problème.

==== Planification ====

==== Répartition des domaines organisationnels ====

  * Finances (Budget, remboursement et comptes)
    * [[utilisateurs:briner|briner]]
  * Sponsoring (Trouver des sponsors, réduire les coûts pour les participants)
    * [[utilisateurs:OdyX|OdyX]]
  * Contact avec le lieu (trouver le lieu, gérer négociation, contrat et paiements, puis prise & remise des clefs)
    * [[utilisateurs:sebseb01|sebseb01]]
  * Inscriptions et gestion participants (gestion des inscrits, des paiements, des arrivées et départs, des badges - Gestion des horaires de transports publics et du co-voiturage)
    * Installation de summit, à la prochaine séance

==== La suite… ====

=== Prochaine séance pour setup summit ===

  * 15 juillet 2015 à 19h00, à la Gare de Genève Cointrin

=== Planification des choses qui doivent avoir été faites, et quand ===

  * 15 juillet
    * Budget pour validation
    * Lieu validé et décision définitive des dates
    * Mise en ligne d'un site avec les informations de base, dates, etc (idéalement hivernal.es)
    * Matériel prêt pour le contact sponsors
    * Décision sur le logo
  * 15 septembre
    * Bases pour la communication
      * Listes, logo, et
    * Répartition des tâches importantes (programme, gestion logistique bouffe+boissons)
    * Premiers retours sponsoring
  * 15 octobre
    * Encore retours sponsoring
    * Lancement inscriptions
    * Pub, communication
  * 15 novembre
    * Premiers retours d'inscriptions
    * Commencement des détails:
      * signalétique
      * Programme
      * Logistique: projecteurs, écrans, autres
  * 15 décembre
    * À voir :)
  * 15 janvier
    * C'est demain !


==== Tâches ====

  * [[utilisateurs:briner|Cédric Briner]]
    * → fin juillet - Pondre un budget
  * [[utilisateurs:OdyX|OdyX]]
    * Créer un dépôt GIT pour le projet sur le git.swisslinux.org
    * Y déposer le doc de présentation
  * [[utilisateurs:eggman|eggman]]
    * Lancer un petit concours de logo pour les RHL, pour qu'on puisse décider le 15 juillet
  * [[utilisateurs:sebseb01|sebseb01]]
    * Obtenir une proposition de contrat de la part de la commune

=== Dates des RHL 2015 ===

  * Date provisoire pour l'instant: **22-24 janvier 2016**
  * Date de repli: **29-31 janvier 2016**