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Différences
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fr:association:projets:rhl:2019:reunion-6 [2019/07/06 16:28] Lixette créée |
fr:association:projets:rhl:2019:reunion-6 [2019/07/06 20:05] (Version actuelle) Lixette |
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| - | ====== RHL 2019, debriefing ====== | + | ====== RHL 2019, debriefing et réunion 1 pour RHL 2020 ====== |
| - | ====== Infos pratiques ====== | + | ===== Infos pratiques ===== |
| - | ===== Quand ===== | + | ==== Quand et où ==== |
| - | Samedi 6 juillet à 14:00 | + | Samedi 6 juillet à 14:00, [[http://www.les-brasseurs.ch/site/fr/nyon/accueil/|Aux Brasseurs à Nyon]]. ([[https://osm.org/go/0CF9vzxcr?node=1577981559|carte]]) |
| - | ===== Où ===== | + | |
| - | [[http://www.les-brasseurs.ch/site/fr/nyon/accueil/|Aux Brasseurs à Nyon]]. ([[https://osm.org/go/0CF9vzxcr?node=1577981559|carte]]) | + | ==== Qui ==== |
| + | Lixette, Sebseb01, Siegi, Seb.\\ | ||
| + | Excusé: OdyX (dispo par IRC)\\ | ||
| + | PV: Siegi, complété par Lixette. | ||
| - | ===== Discussions ===== | + | ===== Bilan édition 2019 ===== |
| + | Avec ce qu'on pourrait améliorer par département: | ||
| + | ====Site internet==== | ||
| + | * A globalement bien fonctionné | ||
| + | * Il est compliqué d'ajouter les slots des conférences (la durée des slot est définir en amont, si on modifie la durée d'un slot il faut tout refaire) -> proposition de workaround de faire un PDF pour le programme provisoire, ou de prévoir des slots courts (30mn ou 15 mn) et dupliquer les infos pour les plus longues interventions. | ||
| + | * mettre un lien pour réinitialiser le mot de passe/récupérer le mdp sur le site web. | ||
| + | ==== réseau et connectique ==== | ||
| + | * Le réseau a fonctionné que tardivement (22h), la faute à un manque de matériel pour monter le VPN (impossibilité de faire des VLAN), il aurait fallu une carte réseau supplémentaire, plus quelques difficultés avec la partie attribution des adresses IPv4 publiques. A un moment le DHCP était saturé (sur ~250 adresses), raccourcissement des baux et suppression des existants. | ||
| + | * La couverture Wi-Fi n'était pas bonne à la salle de conférence (manque de câble patch + coupleur) | ||
| + | * -> Importance de bien communiquer entre nous (Sebseb01 avait du matériel qui aurait pu servir) | ||
| + | * La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique | ||
| + | ==== Supports de communication (logo, design, badges) ==== | ||
| + | * Fait tardivement mais a bien fonctionné. | ||
| + | * Les badges étaient bien (un peu grands, parce qu'on avait encore tout le matériel pour cette taille). | ||
| + | ==== Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires ==== | ||
| + | * Le relais a été fait sur Framasphère/Diaspora | ||
| + | * La liste des associations partenaires a été contactée | ||
| + | * Une personne de Paris a proposé de faire de la communication pour l'édition 2019 (se proposait de relayer un communiqué de presse à différents médias français), à contacter éventuellement pour l'édition 2020. | ||
| + | ==== restauration déléguée ==== | ||
| + | * Tout a bien fonctionné, le gâteau de dimanche était bon avec un joli dessin dessus ! | ||
| + | * Il y a eu peu de restes. | ||
| + | ==== restauration autogérée (café, fondue, apéro) ==== | ||
| + | * Des manques ont dû être comblés sur place: pas de boissons sucrées et pas le bon alcool pour les réchauds à fondue (des linges ont été sacrifiés) | ||
| + | * Il y a eu un problème avec la machine à café (pièce interne cassée) -> proposition de sebseb01 de prendre une RC pour le prochain événement. | ||
| + | * Les petits déjeuner ont bien fonctionné. | ||
| + | * Il y a eu peu de restes en fin d'événement et tout a été repris -> amener des boites pour les restes a bien fonctionné. | ||
| - | ==== Bilan ==== | + | ==== hébergement/locaux ==== |
| + | * Après les péripéties de locations suite au problème de paiement de l'année dernière, ça s'est bien passé. | ||
| + | * Endroit habituel, donc sans surprise. | ||
| + | * La salle de spectacle (grande salle, qui n'est pas celle qui a été payée) était agréable. | ||
| + | * L'accès des participants s'est fait par l'entrée à côté du réfectoire, il faut prévoir de communiquer sur la nouvelle entrée + signalétique | ||
| + | * On a payé le juste prix (la facturation était cette fois correcte pour les nuitées). | ||
| + | * Les participants ont spontanément donné un coup de main pour le nettoyage: très agréable! (evt. prévoir des listes de tâches à faire) | ||
| + | * L'espace devant les arches (accès garage locataire) n'est pas un parking, à recommuniquer et prévoir dans la signalétique (il y a eu des plaintes du locataire) | ||
| - | Avec ce qu'on pourrait améliorer par département: | + | ==== conférences (matériel et programme) ==== |
| + | * Le matériel de vidéo avait été oublié: il a fallu broder avec différents prêts (micro-cravate, trépied,…). | ||
| + | * Prévoir un meilleur matériel son (mixage, micro filaire, micro sans-fil pour les questions) | ||
| + | * Une amplification audio des conférencier·ères aurait été souhaitable (surtout dans la salle de spectacle (plus grande)) | ||
| + | * La formule "samedi conférence" et "dimanche AG" a bien fonctionné, quelques personnes surprises par le changement | ||
| + | ==== Enregistrement vidéo des conférences ==== | ||
| + | * Globalement bon, quelques de défaut de son, toutes publiées sur peertube.ch | ||
| + | * Problème de format (optimisation), les fichiers étaient trop gros à traiter (12 Go contre 3 Go une fois converti en 3 formats dont HQ sur peertube) | ||
| + | ==== Signalétique ==== | ||
| + | * Signalétique, plus petite et plus pérenne a bien joué, | ||
| + | * Pour certains éléments, notamment les affiches, une version A3 et en couleur aurait été préférable. (Le papa de Siegi a la possibilité d'imprimer en A0) | ||
| + | * La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique | ||
| + | ==== organisation sur place ==== | ||
| + | * Organisation sur place a bien joué, le fait de ne pas avoir la petite salle mais la salle de spectacle a évité que les participant·e·s ne doivent circuler par la cuisine | ||
| + | * Un plan aurait permis de définir les tracés des participant·e·s: accès aux RHL depuis la gare, en voiture, espace de déchargement | ||
| + | * Gestion des déchets bien améliorée, il y avait une poubelle de tri | ||
| + | * Prévoir un questionnaire en amont pour le debriefing post RHL | ||
| - | ==== Départements ==== | + | ==== Logistique et matériel à obtenir ==== |
| - | * Site internet | + | |
| - | * A bien fonctionné | + | |
| - | * Il est compliqué d'ajouter les slots des conférences (si on modifie la durée d'un slot il faut tout refaire) -> proposition de workaround de faire un PDF pour le programme provisoire | + | |
| - | * réseau et connectique | + | |
| - | * Le réseau a fonctionné que tardivement (22h), la faute à un manque de matériel pour monter le VPN (impossibilité de faire des VLAN), il aurait fallu une carte réseau supplémentaire, plus quelques difficultés avec la partie attribution des adresses IPv4 publiques. A un moment le DHCP était saturé (sur ~250 adresses), raccourcissement des baux et suppression des existants. | + | |
| - | * La couverture Wi-Fi n'était pas bonne à la salle de conférence (manque de câble patch + coupleur) | + | |
| - | * Supports de communication (logo, design, badges) | + | |
| - | * Fait un peu tardivement mais a bien fonctionné, les badges étaient bien. | + | |
| - | * Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires | + | |
| - | * Un relais a été fait sur Framasphère/Diaspora", une personne de Paris a proposé de faire de la communication pour l'édition 2019, à contacter éventuellement pour l'édition 2020. | + | |
| - | * restauration déléguée | + | |
| - | * Tout a bien fonctionné, le gâteau était bon avec un joli dessin dessus ! | + | |
| - | * restauration autogérée (café, fondue, apéro) | + | |
| - | * Chaotique, pas de boissons sucrées, la machine a café a posé problème (pièce interne cassée) -> proposition de sebseb01 de prendre une RC pour le prochain événement. Problème de réchaud, il y avait de l'alcool liquide au lieu du gel, des linges ont servi de mèches. Il y a eu peu de reste en fin d'événement et tout a été repris. Les petits déjeuner ont bien fonctionné. | + | |
| - | * hébergement/locaux | + | |
| - | * Sans surprise, très bien, nettoyage s'est fait de manière agréable, les participants ont donné un coup de main. | + | |
| - | * La salle de spectable (grande salle, qui n'est pas celle qui a été payée) était agréable. | + | |
| - | * On a payé le juste prix (la facturation était cette fois correcte pour les nuitées). | + | |
| - | * L'espace devant les arches (accès garage locataire) n'est pas un parking, à recommuniquer et prévoir dans la signalétique (il y a eu des plaintes du locataire) | + | |
| - | * L'accès des participants s'est fait par l'entrée à côté du réfectoire, il faut prévoir de communiquer sur la nouvelle entrée + signalétique | + | |
| - | * conférences (matériel et programme) | + | |
| - | * Le micro cravate a été oublié | + | |
| - | * Trépied vidéo a été oublié | + | |
| - | * Prévoir un meilleur matériel son (mixage, micro filaire, micro sans-fil pour les questions) | + | |
| - | * Une amplification audio des conférencier·ères aurait été souhaitable | + | |
| - | * La formule "samedi conférence" et "dimanche AG" a bien fonctionné, quelques personnes surprises par le changement | + | |
| - | * Enregistrement vidéo des conférences | + | |
| - | * Globalement bon, quelques de défaut de son, toutes publiées sur peertube.ch | + | |
| - | * Gros problème de format (optimisation), les fichiers étaient trop gros à traiter (12 Go contre 3 Go une fois sur peertube) | + | |
| - | * Signalétique & organisation sur place | + | |
| - | * Signalétique a bien joué, la couleur aurait été préférable pour être plus distinguable | + | |
| - | * Une signalétique A3 serait bienvenue, voir aussi avec Siegi (si présent) pour possibilité impression A0 | + | |
| - | * La signalétique wifi aurait pu être imprimée avant, prévoir code QR pour connexion automatique | + | |
| - | * Organisation sur place a bien joué, le fait de ne pas avoir la petite salle mais la salle de spectable a évité que les participant·e·s ne doivent circuler par la cuisine | + | |
| - | * Un plan aurait permis de définir les tracés des participant·e·s: accès aux RHL depuis la gare, en voiture, espace de déchargement | + | |
| - | * Gestion des déchets bien améliorée, il y avait une poubelle de tri | + | |
| - | * Prévoir un questionnaire en amont pour le debriefing post RHL | + | |
| - | * Une discussion doit avoir lieu pour la prochaine de l'événement | + | |
| - | * Logistique et matériel à obtenir: répartition | + | |
| * A bien joué globalement | * A bien joué globalement | ||
| - | ====== RHL 2020 ====== | + | ===== RHL 2020 ===== |
| - | ===== Propositions de dates ===== | + | ==== Propositions de dates ==== |
| - | * 25-26 janvier | + | Plusieurs dates vont poser problème: du 9 au 22 janvier, il y aura Lausanne 2020 (JO de la Jeunesse, impactant aussi Saint-Cergue). Les vacances de février en Genève et Vaud durent du 9 au 23 février. |
| - | * 1-2 février | + | * 25-26 janvier (Attention: pendant les exas hepia) |
| + | * 1-2 février (Attention: p-ê w-e du Fosdem?) | ||
| * 29 février au 1er mars | * 29 février au 1er mars | ||
| - | * Demander sur la mailing-list si les dates conviennent, et si le centre du Vallon est disponible | + | * Demander sur la mailing-list si les dates conviennent. Sebseb01 regarde si le centre du Vallon est disponible |
| - | ===== Choix de la salle ===== | + | ==== Choix de la salle ==== |
| * Est-ce que l'on reprend la salle au Vallon à Saint-Cergue ? | * Est-ce que l'on reprend la salle au Vallon à Saint-Cergue ? | ||
| * Si choix d'une autre salle, quels prérequis sont à prendre en compte pour la sélection ? | * Si choix d'une autre salle, quels prérequis sont à prendre en compte pour la sélection ? | ||
| - | * Dortoirs, salle de conférence, cuisine, espace commun, réfectoire | + | * Dortoirs, salle de conférence, salle supplémentaire (ateliers, conférences…), cuisine, espace commun, réfectoire |
| - | * Il faut poser la question sur la mailing-list pour savoir si quelqu'un a une idée de salle | + | * Il faut poser la question sur la mailing-list pour savoir si quelqu'un a une idée de salle: on prospecte pendant l'été, si on n'a rien d'autre, on réserve le Vallon à la rentrée de septembre. |
| - | === ce qu'on pourrait améliorer === | + | |
| - | + | ||
| - | * Il pourrait y avoir de nouvelles personnes avec certaines participations (prof d'hepia éventuellement intéressé à proposer une conférence, cela pourrait ramener du sang neuf). | + | |
| - | * on pourrait démarcher davantage pour remplir deux salles. | + | |
| - | * -> pour cela il faudrait démarcher sur des thèmes précis, donc il faudrait prévoir un thème. Attention: la seconde salle est maintenant une salle de classe donc ce serait soit le grand hall, soit la salle de spectacle. | + | |
| - | * thème 2019: la sécurité? la pollution et l'exploitation des ressources? **exploitation en général** (humaine, matière première etc.) ou **"Exploit"**? -> organiser un atelier capture the flag. | + | |
| - | * **-> à creuser pour la prochaine fois avec les ateliers et conférences en lien.** | + | |
| - | * Il pourrait être possible de retransmettre en direct, peut-être à creuser. | + | |
| - | + | ||
| - | + | ||
| - | ==== Départements ==== | + | |
| - | * Site internet (technique) | + | |
| - | * OdyX | + | |
| - | * Site internet (contenu) | + | |
| - | * Lixette | + | |
| - | * réseau et connectique | + | |
| - | * sigi | + | |
| - | * Supports de communication (logo, design, badges) | + | |
| - | * eggman | + | |
| - | * Communication externe (Twitter, Framasphere*) & Invitations aux associations partenaires | + | |
| - | * lixette pour framasphère (relancer OdyX pour les mots de passe) et mail, **qui pour twitter?** | + | |
| - | * restauration déléguée | + | |
| - | * sebseb01 | + | |
| - | * restauration autogérée (café, fondue, apéro) | + | |
| - | * edit 24.10 -> ok pour OdyX | + | |
| - | * hébergement | + | |
| - | * postroutine | + | |
| - | * conférences (matériel et programme) | + | |
| - | * postroutine et sebseb01 | + | |
| - | * Enregistrement vidéo des conférences | + | |
| - | * Postroutine, CeD pour le matériel? | + | |
| - | * Signalétique & organisation sur place | + | |
| - | * lixette | + | |
| - | * Logistique et matériel à obtenir: répartition | + | |
| - | * sebseb01 | + | |
| - | + | ||
| - | ==== Dates ==== | + | |
| - | Prévu 11 au 13 janvier. | + | |
| - | * Vérifier s'il y un événement concurrent | + | |
| - | * Réserver le Vallon | + | |
| - | * Postroutine s'en occupe rapidement. | + | |
| - | ==== Deadlines en gros ==== | + | ==== Programme ==== |
| - | * Confirmer la salle - ASAP -> Postroutine | + | * On pourrait inviter un intervenant ou un groupe (éventuellement on pourrait faire une thématique autour de cette conférence). |
| - | * Save the date & Appel aux conférences - début octobre -> Lixette fait un brouillon, et relaie à la liste rhl. | + | |
| - | * Appel aux inscriptions - début novembre | + | |
| - | * Fermeture du programme - 15 décembre | + | |
| - | * Fermeture des inscriptions - 10 janvier | + | |
| - | ==== Tâches ==== | + | ===== A faire pour la prochaine fois ===== |
| - | Le framaboard a été peu utilisé. A voir ce qui pourrait être utile: **forge? autre? A voir pour la prochaine fois!** | + | ==== Prochaine réunion ==== |
| + | Fin août - début septembre.\\ | ||
| + | ==== D'ici là: ==== | ||
| + | * Lixette relaie ce PV à la liste + choix date + question salle | ||
| + | * Chacun communique ses objections et préférences de dates. | ||
| + | * Chacun communique les salles qui pourraient convenir (cf prérequis ci-dessus) | ||
| + | * Sebseb01 contacte le Vallon pour savoir si les dates envisagées sont libres ou non. Si peu de dates libres, on peut mettre une option qu'on confirmerait en septembre. | ||
| + | * Chacun rempli la [[fr:association:projets:rhl:2020:wishlist|wishlist pour des conférencier·ère·s à inviter]]. | ||
| - | ==== Moyens de communication ==== | ||
| - | * [[mailto:rhl-team@lists.swisslinux.org|rhl-team@lists.swisslinux.org]] | ||
| - | * Tout le monde **s'applique** pour utiliser la liste mail ! (salon slo ou téléphone pour les infos urgentes) | ||
| - | ==== Date & lieu de la prochaine séance ? ==== | + | ===== Listes/Mémos ===== |
| - | * Vu que les horaires sont difficilement compatibles -> Postroutine fait un framadate | + | * [[fr:association:projets:rhl:materiel|Liste des choses à prendre]] |
| + | * [[fr:association:projets:rhl:2020:courses|Liste de courses]] | ||
| + | * [[fr:association:projets:rhl:2020:wishlist|RHL 2020: wishlist de conférenciers]] | ||
| - | ==== À avoir fait d'ici là ==== | ||
| - | * sebseb01 | ||
| - | * relance OdyX et Zillable pour savoir si les sponsors ont payés. | ||
| - | * Postroutine | ||
| - | * verif si événement concurrent | ||
| - | * réservation salle | ||
| - | * faire un framadate pour agender la prochaine réunion | ||
| - | * Lixette | ||
| - | * relance OdyX pour le mdp framasphère | ||
| - | * brouillon mail STD et appel à conf | ||
| - | * Tout le monde | ||
| - | * réfléchir au thème "exploit": idée de conférences/intervenants (ou idée d'autre thème) | ||
| - | * quel outil pour gérer les tâches? | ||